決めたことを確実に実行に移し推進できる会社と、そうではない会社の違いの一つに、会議のやり方があります。会議方法や会議に臨む姿勢、会議に対する考え方によって、企業の実行力は大きく左右されます。
実行力が高い運送会社に共通する会議ルールは、次のとおりです。

１．会議体系と年間スケジュールを決めている

場当たり的に、思いつきで実施するのではなく、会議体系を整理し、その年間スケジュールを定めています。例えば、ある運送会社の会議や教育研修体系を次のようにまとめられています。

２．繁忙期でも突発的なトラブルが発生しても、必ず実施している

物流業は現場があるので、どうしても繁忙期や事故・トラブルが発生すると、会議を蔑ろにしがちです。しかし、実行力の高い会社ほど、１で決めたスケジュールを年間通してしっかり守っています。
それは、会議が会社にとって、お客様にとって必要なことだという、会社としてのメッセージでもあります。反対に、忙しいから無くすというレベルの会議であれば、そもそもその会議が本当に必要なのかどうかを疑うべきでしょう。

３．重要なことは、短時間×高頻度(週1)で進捗確認を行っている

月に1度の会議であれば、年間12回しか議論する場がありません。週1ペースであれば、年間52回も軌道修正するタイミングがあります。最近では、オンライン会議ツールも普及したため、わざわざ集合しなくても開催できるようになりました。重要なことであれば15分～30分というような短時間でもいいので、高頻度で実施することがポイントです。

４．議題・資料を事前にまとめて準備している

議題が特に明確になっていなかったり、必要資料を準備していなかったりすると、議論が深まりません。手ぶらで、何をするのかわからずに集まるのではなく、議題や資料を事前にまとめて臨んでもらうとよいでしょう。

５．やること・担当者・期限を、その場で決める

会議をやっただけでは当然物事が進んでいかないため、だれがいつまでに何をするのか、その場で決めきることが重要です。

たかが会議、されど会議、新年に向けて見直してみていただければと思います。

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